در این مقاله به تشریفات اداری ثبت شرکت و مجامع (صورتجلسه تغییرات) پرداخته ایم. و در صورتیکه آن را کامل مطالعه کنید. در مسیر مراحل ثبت، دچار اشتباه و طولانی شدن مراحل نشوید.
تشریفات ثبت شرکت ها و مؤسسات غیر تجاری در دفاتر ثبت
بعد از تسلیم مدارک ثبت شرکتها به اداره ثبت شرکتها، اداره مزبور بررسی اجمالی نسبت به مدارک مزبور به عمل می‌آورد. تا معلوم شود آیا مدارک مطابق مقررات قانون تعظیم شده است. یا خیر و چنانچه نقصی در مدارک باشد.
به متقاضی اعلام، تا متقاضی ثبت شرکت نسبت به رفع نواقص اقدام نماید. و در صورت نداشتن نقص و کامل بودن مدارک پس از وصول پاسخ تعیین نام شرکت و پرداخت حق‌الثبت و حقوق دولتی از طرف متقاضی مفاد شرکت نامه یا اظهارنامه به ترتیب تاریخ و تحت شماره معینی به ترتیب ذیل در دفتر ثبت شرکتهای تجاری ثبت می‌شود:
تشریفات اداری اظهارنامه و شرکت نامه
- در مورد ثبت شرکت دارای شرکت نامه شرکتهای با مسئولیت محدود – نسبی – تضامن – تعاونی متن شرکت نامه را عیناً در دفتر ثبت شرکت نامه ثبت می نمایند. و وصول سرمایه توسط مدیران را نیز در دفتر ذکر کرده و این عبارت را در ذیل ثبت مربوط قید نمایند:
- (در تاریخ …………….. روز ………………. ماه …………………. سال ……………………) در دفتر ثبت شرکت نامه ثبت شرکتهای داخلی تحت شماره …………………. ثبت و هویت شرکا بر اینجانب محرز گردید: سپس هر یک از شرکا و مدیران امضا کننده، شرکت نامه مدارک لازم را جهت احراز هویت خود به متصدی مربوطه ارائه داده و بعد از نوشتن (ثبت با شرکت نامه برابر است) دفتر را امضا را نمایند. و متصدی ثبت نیز دفتر را امضا می‌نماید.
((تشریفات اداری ثبت شرکت و مجامع و صورتجلسه تغییرات))
تشریفات تکمیل و ارائه اظهارنامه در شرکت های سهامی
- در مورد شرکتهای سهامی باید مفاد اظهارنامه را عیناً در دفتر ثبت شرکت نامه ثبت نمایند. و مؤسسین و مدیران امضا کننده اظهارنامه و متصدی ثبت با ذکر عبارات فوق و قید جمله (ثبت با اظهارنامه برابر است.) به جای جمله ثبت با شرکت نامه برابر است دفتر را امضا نمایند.
تشریفات تکمیل اظهارنامه موسسات غیر تجاری
- در مورد مؤسسات غیر تجاری متن تقاضانامه ثبت مؤسسه را عیناً در دفتر ثبت مؤسسات غیر تجاری ثبت می نمایید. و مؤسسین و مدیران امضا کننده تقاضانامه و متصدی با ذکر عبارات مندرج در بند یک و قید جمله (ثبت یا تقاضانامه برابر است.) به جای جمله ثبت با شرکت نامه برابر است دفتر را امضاء نمایند (بند ۱۴۰ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی).
((تشریفات اداری ثبت شرکت و مجامع و صورتجلسه تغییرات))
پرونده و بایگانی مدارک ثبت شرکت و تغییرات آن
لازم به ذکر است در دفتر ثبت شرکتها برای ثبت هر شرکت ۳ صفحه سفید اختصاص داده می‌شود. تا تغییرات و تصمیمات بعدی شرکت که به اداره ثبت شرکتها اعلام می‌شود. و مطابق قانون و آیین نامه‌های مربوطه باید به ثبت برسد در ذیل ثبت اولیه و در صفحات مزبور، ثبت شود.
چنانچه صفحات اختصاص داده شده برای ثبت تغییرات کم شود، صفحات دیگری در دفتر دیگر که به دفتر متمم مشهور است. برای آن اختصاص داده می‌شود. که تغییرات بعدی باید در آن دفتر ثبت شود. و در ذیل ثبت اولیه شماره دفتر متمم و شماره صفحه آن نیز باید قید شود.
برای هر شرکت پرونده مخصوصی در اداره ثبت شرکتها تشکیل می‌گردد. و در پرونده مزبور برای خود شرکت و هر یک از شعب آن باید یک لفافه اختصاص داده شود.
تقاضانامه و اظهارنامه و بقیه اسناد و مدارک شرکت که ضمیمه آن است. در لفافه مخصوص شرکت یا شعبه آن ضبط می‌گردد. و در ردیف مخصوص شرکت بایگانی می‌شود.
تشریفات تغییرات شرکتها و مؤسسات غیر تجاری
شرکتهای تجاری و مؤسسات که در دفتر ثبت شرکتها به ثبت رسیده‌اند. می‌توانند در مفاد اساسنامه خود یا امور کلی شرکت، مثل محل شرکت یا موضوع آن تغییراتی بدهند. یا تصمیماتی راجع به انتخاب مدیران شرکت یا دارندگان حق امضاء و تصویب ترازنامه و انتخاب بازرس اتخاذ نمایند.
لذا در مواردی که تغییرات مزبور در روابط اشخاص خارج با شرکت تأثیر داشته باشد. تغییرات و تصمیمات مزبور باید ثبت و آگهی شوند. و تا زمانی که تغییرات مزبور ثبت و آگهی نشده باشد، کلیه معاملاتی که اشخاص خارج به استناد ثبت قبلی انجام داده‌اند معتبرند.
مثلاً در صورتی که مدیر شرکت تغییر کند یا در اختیارات وی تغییراتی داده شود. این تغییر تا زمانی که به ثبت نرسیده است، برای اشخاص ثالث معتبر نیست. و معاملاتی که مدیر معزول قبل از ثبت و آگهی عزل انجام داده است، برای شرکت تعهدآور می‌باشند. ماده 9 آیین نامه اصلاحی ثبت تشکیلات و مؤسسات غیر تجاری مصوب 1337 در این مورد تصریح دارد:
((تشریفات اداری ثبت شرکت و مجامع (صورتجلسه تغییرات))
مهلت ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت ها و تشریفات آن
«مؤسسات و تشکیلات مزبور باید کلیه تغییراتی که در مورد اساسنامه و یا اشخاصی که حق امضا دارندو و یا اقامتگاه قانونی آنها پیدا می‌شود. ظرف یک ماه به اداره ثبت شرکتها اطلاع دهند. و مادام که اطلاع نداده اند. استناد به آن تغییرات در مقابل اشخاص ثالث معتبر نخواهد بود».
امیدواریم تا اینجا مقاله ((تشریفات اداری ثبت شرکت و صورتجلسه تغییرات)) برایتان مفید بوده باشد.
درصورتیکه مهلت یکماه ثبت صورتجلسات بگذرد آیا قابل ثبت است؟
برای این منظور ماده قانونی مشخص نشده است. در صورتی که شرکت، صورت جلسه خود را ظرف یک ماه به اداره ثبت شرکتها تحویل ندهد. و این مدت زائد بر یک ماه باشد. آیا اداره ثبت شرکتها می‌تواند صورت جلسه را قبول و ثبت نماید؟ یا نباید آن را بپذیرد. ولی در کل با توجه به تجربه ما اداره ثبت شرکت ها موارد فوق را قبول کرده و بررسی می نماید.
تشریفات قانونی برای ثبت تغییرات در شرکت چگونه است؟
برای ثبت تغییرات و تصمیمات شرکتها و مؤسسات باید صورت جلسه‌ای از تصمیمات و تغییرات مزبور تنظیم شود. و در ذیل صورت جلسه اعضا به یکی از سهامداران یا مدیران شرکت یا وکیل رسمی شرکت وکالت بدهند.
تا از طرف سایر اعضا در اداره ثبت شرکتها حاضر شده و نسبت به امضای ذیل ثبت تغییرات اقدام نماید. صورت جلسه مزبور باید به امضای تمامی اعضا یا وکیل یا قائم مقام قانونی ایشان رسیده باشد. و ظرف یک ماه از تاریخ تنظیم آن جهت ثبت در دفتر ثبت شرکتها به واحد ثبتی که شرکت در آنجا به ثبت رسیده ارائه شود.
تشریفات پس از تایید صورتجلسات در اداره ثبت شرکت ها
اداره ثبت شرکتها پس از بررسی صورت جلسه تغییرات و تصمیمات در صورتی که تصمیمات متخذه مخالف با قوانین و مقررات و اساسنامه شرکت نباشد. و در صورت کامل بودن مدارک بعد از اخذ حق‌الثبت تغییرات مزبور را در ذیل ثبت اولیه مربوط به آن شرکت در دفتر ثبت می گردد.
و افراد امضا کننده دفتر و همچنین ترتیب و نحوه امضای دفتر همانست که برای ثبت اولیه حسب مورد بیان گردید.
در صورتیکه نیاز به مشاوره دارید، با کارسناسان تک نیک ثبت تماس حاصل فرمایید.
