تشریفات ثبت شرکتها و مؤسسات غیر تجاری در ایران
ثبت شرکتها و مؤسسات غیر تجاری، در کشور ما، تابع طریقۀ اعلامی (خوداظهاری) است. به این معنی که متقاضی ثبت شرکت یا مؤسسه، با تکمیل فرم اظهارنامه یا تقاضانامه و شرکت نامه (بسته به نوع شرکت یا مؤسسه) که شامل مواردی همچون، موضوع فعالیت، محل فعالیت، مشخصات سهامداران، میزان سرمایه و مشخصات اعضای هیئت مدیره و مدیرعامل می‌شود و همچنین ارائه اساسنامه‌ای که دربرگیرندۀ نحوۀ اداره شرکت و اساس تشکیلات و عمل شرکت می‌باشد. به مرجع ثبت شرکتها، درخواست ثبت شرکت یا موسسه خود را می‌نماید؛
اداره ثبت شرکتها پس از بررسی اجمالی نسبت به مدارک ارائه شده و مطابقت مفاد آن با قانون تجارت و قانون ثبت شرکتها و در صورت کامل بودن مدارک، نسبت به ثبت آن در دفتر ثبت شرکتها اقدام نموده و مراتب ثبت شرکت یا مؤسسه را در روزنامه رسمی کشور و یکی از روزنامه‌های کثیرالانتشار مرکز اصلی شرکت، جهت اطلاع عموم آگهی می‌نماید.
لازم به ذکر است قانون گذار، جهت بازدید از محل شرکت و تحقیق در خصوص این که شرکت یا مؤسسه‌ای که تقاضای ثبت آن شده است، در عمل نیز تشکیل شده و فعالیتی دارد یا خیر؟ تکلیفی متوجه اداره ثبت شرکتها ننموده است.
مرجع ثبت شرکتها، از محل فعالیت شرکت یا مؤسسه بازدیدی به عمل نمی‌آورد و به هیچ وجه مسئول صحت مدارک ارائه شده و صحت اظهارات متقاضیان ثبت شرکت نمی‌باشد و اگر شرکت، مخالف قانون تشکیل شده باشد یا این که موجباتی برای ابطال شرکت موجود باشد، دادستان و هر ذی‌نفعی می‌تواند، ابطال ثبت شرکت را از دادگاه تقاضا کند.
لزوم تعیین و تأیید نام شرکتها و مؤسسات غیر تجاری قبل از ثبت
گفتیم که تمامی شرکتها و مؤسسات غیر تجاری باید در بدو تأسیس و قبل از ثبت برای خود نامی انتخاب نمایند، اولین قدم، جهت ثبت شرکت یا مؤسسه انتخاب اسم شرکت آنست؛ لذا نام پیشنهادی برای شرکت یا مؤسسه باید از اداره ثبت شرکتها استعلام و در صورت تأیید، شرکت یا مؤسسه‌ای با آن نام به ثبت برسد.
برای انجام این کار، متقاضی باید نخست، چند نام با توجه به این که:
۱) نام پیشنهادی خارجی نباشد؛
2) سابقه ثبت نداشته باشد؛
3) دارای معنا و مفهوم باشد؛
4) با فرهنگ انقلاب اسلامی مطابقت داشته باشد؛
انتخاب و به واحد تعیین نام اداره ثبت شرکتها مراجعه و مسئول مربوطه نسبت به تعیین نام اقدام نموده و سپس اخذ موافقت از مسئولین اداره ثبت شرکتها در خصوص نام تعیین شده به عمل آید و سپس این نام باید توسط واحد تعیین نام، ثبت دفتر شود.
وظیفه تعیین نام شرکتها و مؤسسات غیر تجاری
وظیفه تعیین نام شرکتها و مؤسسات غیر تجاری سراسر کشور در حال حاضر با اداره کل ثبت شرکتها و مؤسسات غیر تجاری در تهران می‌باشد و در صورتی که ثبت شرکت در خارج از تهران و در شهر دیگری صورت گیرد، واحد ثبت شرکتها در شهرستان مراتب را از اداره کل ثبت شرکتها در تهران استعلام خواهد نمود.
لازم به ذکر است در حال حاضر با توجه به فرآیند الکترونیکی شدن ثبت شرکتها و مؤسسات غیر تجاری، مراحل انتخابات تأیید نام، کاملاً به صورت الکترونیکی و به صورت غیر حضوری انجام می‌پذیرد و متقاضی ثبت شرکت یا مؤسسه می‌تواند با ورود به سامانه ثبت شرکتها نسبت به انجام آن اقدام نماید.
طبق بخشنامه ثبتی شماره 46569/92 – 12/03/92 مدت اعتبار نام تعیین شده ۹۰ روز می‌باشد. لذا می‌بایست کلیه مراحل ثبت تأسیس، امضای دفاتر و غیره در این بازه زمانی صورت پذیرد.
اخذ مجوز لازم برای ثبت شرکتها و مؤسسات غیر تجاری
برای انجام برخی فعالیت‌ها، قوانین مختلف و مقررات مخصوص پیش‌بینی شده است که برای انجام آن امور به عنوان موضوع فعالیت شرکت ها یا مؤسسه، کسب مجوز لازم از مراجع ذی‌ربط و ذیصلاح قبل از به ثبت رسانیدن آن الزامی می‌باشد.
با توجه به گستردگی مواردی که نیاز به اخذ مجوز دارد ذیلاً به برخی از مهم‌ترین این موارد اشاره می‌کنیم:
- ثبت هرگونه شرکت یا مؤسسه غیر تجاری که در نام آن از کلمات حسابرسی و حسابداران رسمی استفاده شده باشد، همچنین تأسیس مؤسسات حسابرسی و یا هر شخصیت حقوقی با موضوع فعالیت حسابرسی نیاز به اخذ مجوز از جامعه حسابداران رسمی ایران دارد (شماره مستندات و مکاتبات قانونی: 140/ هـ 80/11/21).
- طبق بند ه ماده ۶ آیین نامه مؤسسات غیر تجاری، تأسیس و ثبت تغییرات مؤسسه غیرانتفاعی که مقصود از تشکیل آن جلب منافع و تقسیم آن بین اعضای خود نباشد نیاز به اخذ مجوز از شهربانی (در حال حاضر، نیروی انتظامی جمهوری اسلامی ایران) دارد.
- ثبت هر نوع مؤسسه بیمه در ایران موکول به ارائه پروانه تأسیس که از طرف بیمه مرکزی ایران صادر می‌شود خواهد بود. همچنین ثبت هرگونه تغییرات بعدی در اساسنامه و میزان سرمایه و سهام مؤسسات بیمه‌ای که به ثبت رسیده است موکول به ارائه موافقت بیمه مرکزی ایران می‌باشد (طبق ماده ۳۷ قانون تأسیس بیمه مرکزی ایران و بیمه‌گری).
- ثبت و تغییرات شرکتها با موضوع ترابری و حمل و نقل جاده‌ای بین‌المللی کالا و مسافر اعم از زمینی، هوایی و دریایی نیاز به اخذ مجوز از وزارت راه و شهرسازی (سازمان حمل و نقل و پایانه‌های کشور) دارد (مکاتب و مستندات قانونی: تصویب نامه هیئت وزیران و نامه شماره 1/74/17767 مورخه 18/2/87).
- تأسیس و تغییرات هر نوع مؤسسه پولی، بانکی و اعتباری نظیر لیزینگ، صرافی و خرید و فروش ارز، اعطای تسهیلات، دریافت سپرده، تعاونی‌های اعتباری، صندوق قرض‌الحسنه و سایر مؤسساتی که به کار واسطه‌گری پولی مشغول هستند نیاز به اخذ مجوز از بانک مرکزی دارد (مکاتبات و مستندات قانونی: ن ص. (234/40 – 6/2/1385).
- ثبت هرگونه شرکت با موضوع فعالیت در زمینه کاریابی، راهنمایی و مشاوره شغلی، اعزام نیروی کار به خارج از کشور و مهاجرت، ارائه تسهیلات به جویندگان کار و یا هر نام و یا هر عنوان دیگر که بیانگر ارتباط بین کارجو و کارفرمای داخلی یا خارجی باشد با ارائه مجوز از وزارت کار و امور اجتماعی امکان‌پذیر می‌باشد (مکاتبات و مستندات قانونی: 67282 – 02/08/1387).
- ثبت مؤسسات دارالترجمه با ارائه پروانه مترجمی امکان‌پذیر می‌باشد لذا مراجع ثبت شرکتها، تقاضای ثبت مؤسسات مترجمی، را خواهند پذیرفت که علاوه بر داشتن شرایط قانونی، پروانه مترجمی رسمی معتبر نیز داشته باشد (ماده ۳۳ آیین نامه اجرایی اصلاح ماده 3 راجع به ترجمه اظهارات و اسناد در محاکم و دفاتر اسناد رسمی)
اسناد و مدارک لازم برای ثبت شرکتها
تشکیل کلیه شرکتهای مزبور در قانون تجارت مولکول به تنظیم شرکت نامه رسمی است. ماده ۲ آیین نامه اجرایی قانون ثبت شرکتها مصوب 1311 تصریح می‌کند که در هر محلی که اداره ثبت اسناد و یا دفتر اسناد رسمی موجود است شرکتهای تجارتی که در آن محل تشکیل می‌شود، باید به موجب شرکت نامه تشکیل گردد.
بند ۲ ماده ۴۷ قانون ثبت نیز ثبت شرکت نامه را اجباری می‌داند. البته لازم به ذکر است در مورد شرکتهای سهامی عام و خاص به موجب مواد ۶ و ۱۸ و ۲۰ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت مصوب 24/12/1347 تنظیم شرکت نامه لازم نیست و تنظیم اظهارنامه کافی خواهد بود.
چون طبق ماده ۵ از طرح اصلاحی آیین نامه ثبت و تاسیس شرکتها مصوب 1340، دفاتر ثبت شرکتها در اداره ثبت شرکتها، قائم مقام دفاتر اسناد رسمی می‌باشند، مؤسسان شرکتهای تجاری، شرکت نامه را روی اوراق چاپی که اداره ثبت شرکتها در اختیار آنان می‌گذارد، تنظیم نموده و مؤسسان امضا می‌نمایند و همان اوراق عیناً در دفتر ثبت شرکتها وارد و ثبت می‌شود و با ابطال تمبر حق‌الثبت شرکتها، شرکت نامه رسمی در حکم اسناد رسمی درمی‌آید و به این ترتیب نیازی به حضور در دفاتر اسناد رسمی و ثبت شرکت نامه نمی‌باشد.
دوستی نصرت الله، راهنمای ثبت شرکتهای تجاری، نشر حقوقدان، چاپ سوم 1385، ص 19.
احمدی، فریبرز، ثبت شرکتها، انتشارات نوپردازان، چاپ اول، 1381، صفحه 9.
