| بخش | توضیحات |
| هیات رئیسه مجمع عمومی | مجامع عمومی توسط هیئت رئیسه‌ای شامل یک رئیس، یک منشی و دو ناظر اداره می‌شود. ریاست مجمع اکثراً با رئیس هیئت مدیره است مگر در موارد خاص. |
| حضور وکیل یا قائم مقام | حضور وکیل قانونی یا نماینده شخصیت حقوقی به منزله حضور خود صاحب سهم است. اکثریت آرا منظور آرا حاضرین در جلسه می‌باشد. |
| اعلام تنفس در مجمع | در صورت عدم تصمیم‌گیری درباره تمام موضوعات، هیئت رئیسه می‌تواند با تصویب مجمع تنفس اعلام کند و جلسه بعد را تعیین نماید. |
| تنظیم صورتجلسه | منشی صورتجلسه مذاکرات و تصمیمات را تنظیم می‌کند و به امضای هیئت رئیسه می‌رسد و یک نسخه در مرکز شرکت نگهداری می‌شود. |
| تصمیمات نیازمند ثبت | تصمیمات انتخاب مدیران، تصویب ترازنامه، تغییرات سرمایه، و انحلال شرکت باید جهت ثبت به مرجع ثبت شرکت‌ها ارسال شوند. |
نحوه اداره مجامع عمومی شرکت های سهامی
هیات رئیسه مجمع عمومی
مجامع عمومی شرکت سهامی خاص توسط هیئت رئیسه ای مرکب از یک رئیس و یک منشی و دو ناظر اداره می شود. در صورتی که ترتیب دیگری در اساسنامه پیش بینی نشده باشد. ریاست مجمع با رئیس هیئت مدیره خواهد بود. مگر در مواقعی که انتخاب يا عزل بعضی از مدیران با کلیه آنها جزء دستور جلسه مجمع باشد. که در این صورت رئیس مجمع از بین سهامداران حاضر در جلسه به اکثریت نسبی انتخاب خواهد شد. ناظران از بین صاحبان سهام انتخاب خواهند شد. ولی منشی جلسه ممکن است صاحب سهم نباشد.
حضور وکیل یا قائم مقام قانونی عضو شرکت در مجمع
در کلیه مجامع عمومی حضور وکیل یا قائم مقام قانونی صاحب سهم و همچنین حضور نماینده یا نمایندگان شخصیت حقوقی به شرط ارائه مدارک وکالت یا نمایندگی به منزله حضور خود صاحب سهم است. در کلیه مواردی که اکثریت آرا در مجامع عمومی شرکت سهامی ذکر شده است منظور اکثریت آرای حاضرین در جلسه است.
اعلام تنفس در مجمع عمومی
هر گاه در مجمع عمومی شرکت سهامی تمام موضوعات مندرج در دستور مجمع مورد اخذ تصميم واقع نشود. هیئت رئیسه مجمع با تصویب مجمع می تواند اعلام تنفس نموده و تاریخ جلسه بعد را که نباید دیرتر از دو هفته باشد تعیین کند. تمدید جلسه محتاج به دعوت و آگهی مجدد نیست. و در جلسات بعد، مجمع با همان حدنصاب جلسه اول رسمیت خواهد داشت.
تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی
از مذاکرات و تصمیمات مجمع عمومی شرکت سهامی صورت جلسه ای توسط منشی تنظیم و ترتیب داده می شود. که به امضای هیئت رئیسه مجمع رسیده و یک نسخه از آن در مرکز شرکت نگهداری خواهد شد (مواد ۱۰۱ الی ۱۰۵ قانون تجارت).
نحوه اداره مجامع عمومی شرکت های سهامی
مواردی که تصمیمات مجمع عمومی شرکت باید جهت ثبت به اداره ثبت شرکت ها اعلام شود
طبق ماده ۱۰۶ قانون اصلاح قسمتی از قانون تجارت، در مواردی که تصمیمات مجمع عمومی شرکت های سهامی (خاص و عام) متضمن یکی از امور ذيل باشد. یک نسخه از صورت جلسه مجمع، باید جهت ثبت به مرجع ثبت شرکت ها ارسال گردد. تا پس از ثبت در دفتر ثبت شرکت ها در روزنامه رسمی و کثیر الانتشار شرکت آگهی گردد:
۱. انتخاب مدیران و بازرس یا بازرسان؛
۲. تصویب ترازنامه؛
۳. کاهش یا افزایش سرمایه و هر نوع تغییر در اساسنامه؛
۴. انحلال شرکت و نحوه تصفیه آن.
جهت کسب اطلاعات بیشتر به مقاله جامع و کامل نحوه ثبت تغییرات شرکت ها مراجعه فرمایید.
“نحوه اداره مجامع عمومی شرکت های سهامی”
هیئت رئیسه مجمع عمومی و نحوه اداره آن
در مجامع عمومی شرکت‌های سهامی خاص، هیئت رئیسه مجمع مسئولیت اداره جلسه را بر عهده دارد. هیئت رئیسه شامل یک رئیس، یک منشی و دو ناظر می‌باشد. در صورتی که در اساسنامه ترتیب دیگری پیش‌بینی نشده باشد، ریاست مجمع با رئیس هیئت مدیره است. اما اگر دستور جلسه شامل انتخاب یا عزل مدیران باشد، رئیس مجمع از بین سهامداران حاضر در جلسه به اکثریت نسبی انتخاب خواهد شد. ناظران نیز از بین سهامداران انتخاب می‌شوند، ولی منشی جلسه ممکن است صاحب سهم نباشد.
شرایط حضور وکیل یا قائم مقام قانونی در مجمع
در مجامع عمومی شرکت سهامی، حضور وکیل یا قائم مقام قانونی صاحب سهم مجاز است، به شرط آنکه مدارک وکالت یا نمایندگی معتبر به مجمع ارائه گردد. این حضور به منزله حضور خود صاحب سهم است و تمامی حقوق و وظایف وی را به وکیل یا قائم مقام قانونی منتقل می‌کند. همچنین در تمام مواردی که نیاز به اکثریت آرا در مجمع عمومی است، منظور اکثریت آرا حاضرین در جلسه است.
تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی و ثبت تصمیمات
پس از پایان مذاکرات و تصمیمات مجمع عمومی، صورت جلسه‌ای توسط منشی تنظیم و ترتیب داده می‌شود. این صورتجلسه باید به امضای هیئت رئیسه مجمع برسد و یک نسخه از آن در مرکز شرکت نگهداری شود. طبق ماده 106 قانون تجارت، در مواردی که تصمیمات مجمع عمومی شامل انتخاب مدیران و بازرسان، تصویب ترازنامه، تغییرات در سرمایه و اساسنامه یا انحلال شرکت باشد، باید یک نسخه از صورت جلسه جهت ثبت به مرجع ثبت شرکت‌ها ارسال شود. پس از ثبت، این تصمیمات باید در روزنامه رسمی و روزنامه‌های کثیرالانتشار شرکت آگهی گردد.
سوالات متداول نحوه اداره مجامع عمومی شرکت های سهامی
1. چه کسانی می‌توانند به عنوان رئیس هیئت رئیسه مجمع عمومی شرکت سهامی انتخاب شوند؟
رئیس هیئت رئیسه مجمع عمومی معمولاً از بین اعضای هیئت مدیره انتخاب می‌شود، مگر در مواردی که دستور جلسه شامل انتخاب یا عزل مدیران باشد، در این صورت رئیس مجمع از بین سهامداران حاضر در جلسه به اکثریت نسبی انتخاب خواهد شد.
2. آیا حضور وکیل در مجمع عمومی سهامی بلامانع است؟
بله، در مجامع عمومی شرکت سهامی، حضور وکیل یا قائم مقام قانونی صاحب سهم مجاز است به شرط آنکه مدارک وکالت یا نمایندگی معتبر به مجمع ارائه گردد.
3. چه تصمیماتی باید برای ثبت در اداره ثبت شرکت‌ها اعلام شود؟
طبق ماده 106 قانون تجارت، تصمیمات مجمع عمومی که شامل انتخاب مدیران و بازرس‌ها، تصویب ترازنامه، تغییرات در سرمایه و اساسنامه یا انحلال شرکت باشد، باید جهت ثبت در دفتر ثبت شرکت‌ها و انتشار در روزنامه رسمی اعلام شود.
4. آیا در مجمع عمومی می‌توان جلسه را تمدید کرد؟
بله، اگر تمام موضوعات دستور جلسه در مجمع عمومی مورد بررسی قرار نگیرند، هیئت رئیسه می‌تواند با تصویب مجمع عمومی اعلام تنفس کند و تاریخ جلسه بعدی را تعیین نماید. این تمدید نیاز به دعوت و آگهی مجدد ندارد.
5. چه زمانی صورتجلسه مجمع عمومی باید در مرکز شرکت نگهداری شود؟
صورتجلسه مجمع عمومی پس از تنظیم توسط منشی و امضای هیئت رئیسه باید یک نسخه از آن در مرکز شرکت نگهداری شود. این صورتجلسه در مواقع ضروری برای ارجاع و ثبت در آینده استفاده می‌شود.
