شیوه تشكيل و اداره جلسات هیات مدیره
جلسات هیات مدیره
بر اساس آنچه که قانون و اساسنامه شرکت سهامی درباره جلسات هیئت مدیره مقرر کرده اند، به منظور اداره هیئت و اعمال اختيارات و انجام وظائف و نیز ترسیم سیاست کلی شرکت شیوه تشكيل و اداره جلسات هیات مدیره در فواصل معین امر ضروری در جهت پیشبرد اغراض شرکت می باشد.
زمان تشکیل و تعداد جلسات هیات مدیره
در قانون برخی از کشورها برای شیوه تشكيل و اداره جلسات هیات مدیره در هر سال مالی حداقلی تعیین شده است. که ممکن است اساسنامه این حداقل را افزایش دهد هدف از تحدید جلسات هیات مدیره برای این است که تضمینی باشد. که مدیران دور هم جمع آیند و درباره سیاستهای کلی شرکت تصمیم گیری کنند.
این هیات یک حالت صوری به خود نگیرد. اما بر اساس نصوص قانونی که درباره تشکیل جلسات هیات مدیره هستند. قانونگذار موعد یا مواعد معینی را برای تشکیل جلسات هیات مدیره پیش بینی نکرده است. کما اینکه در این مقررات حداقلی برای تعداد جلسات هیات مدیره یا مواعد معینی برای تشکیل این جلسات در خلال سال مالی شرکت در نظر گرفته نشده است. بلکه تقدیر جلسات به اساسنامه و یا به رئیس و اعضای هیات مدیره واگذار شده است. به این معنی که هر وقت ضرورت باشد اعضای هیات مدیره برای تشکیل جلسه دعوت میشوند.
البته میشود به سکوت قانونگذار انتقاد وارد کرد. که تعیین حداقل جلسات هیات مدیره در قانون در واقع تضمینی برای مشارکت اعضاء در اداره شرکت و وقوف آنان از امور در جریان آن می گردید. به همین دلیل واگذار کردن این امر به هیات مدیره ممکن است. موجب سوء عمل از ناحیه آنان شود. جلسات هیات را در فواصل طولانی و آن هم فقط برای امور با اهمیت تشکیل دهند.
در هر حال برای رفع این نقیصه شایسته این است که در اساسنامه حداقل جلسات ،مدیره در خلال یک سال مالی ،شرکت پیش بینی شود
شیوه تشكيل و اداره جلسات هیات مدیره مقصور است به شرکت اعضای آن و اشخاصی که خود هیئت دعوت کرده است. این محدودیت به خاطر محافظت نمودن از مطالب و اطلاعاتی است. که در این جلسه در مورد فعالیت شرکت مطرح میشود که معمولاً طبیعت سری دارند.
مکان جلسه
در مقررات قانونی درباره مکان و شیوه تشكيل و اداره جلسات هیات مدیره نصی وجود ندارد، لکن این جلسات غالباً در مقر رئیس شرکت تشکیل میشود اینکه میشود. جلسات هیات مدیره را خارج از کشور تشکیل داد. محل بحث است.
برخی کشورها چنین اجازه ای نمی دهند. لکن به نظر میرسد چنانچه دلائل و توجیهات اساسی در خصوص انعقاد این جلسه در خارج از کشور وجود داشته باشد. منعی ندارد.
نصاب صحت جلسات و نحوه اتخاذ تصمیم گیری
وفق ماده ۱۲۱ لایحه قانونی برای تشکیل جلسات هیات مدیره حضور بیش از نصف اعضاء هیات مدیره لازم است لکن میتوان در اساسنامه عدد بزرگتری را حد نصاب قرار داد. لذا آنچه را که قانون اعلام کرده حداقل قانونی تعداد مدیران است. زیرا چنانچه در یک شرکت سهامی خاص تعداد اعضای هیات مدیره سه نفر باشد، باید تصمیمات هیات با حضور کلیه اعضاء صورت گیرد در غیر این صورت تشکیل جلسه غیر قانونی محسوب شده و تصمیماتی که گرفته شده باطل تلقی میشوند.
اما تصمیمات هیات مدیره باید به اکثریت آراء حاضرین اتخاذ گردد. مگر آنکه در اساسنامه اکثریت بیشتری مقرر شده .باشد. شایان ذکر است منظور از حاضرین به استثناء مدیرانی است که در مورد خاصی ممکن است حق رأی نداشته باشند. مانند عضو هیات مدیره ای که در معامله ای که با شرکت یا به حساب شرکت می شود، بطور مستقیم یا غیر مستقیم طرف معامله واقع و یا سهیم شود. چنین عضوی در جلسه هیات مدیره هنگام اخذ تصمیم نسبت به این معامله حق رأی نخواهد داشت.
حضور نماینده عضو در جلسه هیئت مدیره
قانون کشور ما در این زمینه ساکت است لکن در مقررات برخی از کشورها اعزام نماینده به جلسات هیات مدیره از سوی یکی از اعضای آن جایز شمرده شده است. مشروط به اینکه تعداد چنین نمایندگانی از ثلث حاضرین در جلسه تجاوز نکند. برخی از حقوقدانان عقیده دارند با توجه به عدم منع قانونگذار وکیل یا نماینده اعضاء میتوانند. در جلسه هیات مدیره شرکت کنند. این وکیل یا نماینده میتواند یکی از اعضای هیات مدیره باشد. اما صرف نظر از صحت یا عدم صحت این اقدام به نظر میرسد. چنانچه مدیر شخص حقیقی باشد. معرفی نماینده از سوی وی امر صحیحی نباشد.
زیرا اولاً پست مدیریت به اتکاء خصوصیات شخصی اشخاص .است. ویژگی هایی را حائز هستند که سهامداران با ملاحظه ،آنها این اشخاص را برای اداره شرکت و تعیین سیاست کلی آن انتخاب میکنند. که ممکن است شخص نماینده فاقد این خصوصیات باشد.
ثانياً منع از معرفی نماینده تحقق مفهوم کار جمعی هیات مدیره را جامه عمل می پوشاند. که در غیر این صورت اعزام نماینده به جلسات میتواند به این فعالیت جمعی خدشه وارد کند.
ثالثاً با عنایت به قاعده اجرت در مقابل کار مناط استحقاق حقوق و دریافت اجرت اعضای هیات مدیره مشارکت عملی آنان در فعالیت هیات مدیره است. پر واضح است با اعطای نمایندگی به عضو دیگری از هیات مدیره و با شخص دیگر این مشارکت جامه عمل نخواهد پوشید.
حق مدیران در اکتساب اطلاعات
به منظور اینکه اعضای هیات مدیره بتوانند وظائفی را که بر عهده دارند به خوبی و به وجه احسن انجام دهند. تصمیمات صحیح و مقتضی درباره موضوعات مطروحه در جلسات اتخاذ کنند. باید اطلاعات کافی در مورد شرکت داشته باشند. به همین دلیل در مقررات برخی کشورها مانند فرانسه تصریح شده است. که کلیه اطلاعات ضروری برای انجام وظائف محوله باید به مدیر برسد. به مستنداتی که مفید هستند دسترسی باشد. ماده ل -۵ ۲۲۵ که تجاری فرانسه مقرر میدارد که هیئت مدیره اقدام به بررسی و تحقیقاتی که مناسب میداند میکند. بر عهده رئیس هیئت مدیره و مدیر عامل است که کلیه مدارک و اطلاعاتی که برای انجام این وظیفه لازم است. برای هر یک از مدیران ارسال کنند.
تنظیم صورت جلسات هیات مدیره
در این باره ماده ۱۲۳ لایحه قانونی مقرر میدارد. که برای هر یک از جلسات هیات مدیره باید صورت جلسه ای تنظیم و لااقل به امضاء اکثریت مدیران حاضر در جلسه برسد. در صورت جلسات هیات مدیره نام مدیرانی که حضور دارند یا غایب می باشند. خلاصه ای از مذاکرات و همچنین تصمیمات متخذ در جلسه با قید تاریخ در آن ذکر می گردد. هر یک از مدیران که با تمام یا بعضی از تصمیمات مندرج در صورت جلسه مخالف باشد. نظر او باید در صورت جلسه قید شود. مفاد این ماده از این جهت مهم است که مشخص می کنند. که هیات مدیره تا چه میزان به رعایت احکام قانونی ملتزم هستند. تشریفات ضروری را به شیوه سیستماتیک و شفاف در امور محوله منظور می نمایند. این صورت جلسات باید در دفتر شرکت به همراه کلیه مستندات نگهداری شود.
بطلان جلسه و تصمیمات هیات مدیره
چنانچه جلسه هیات مدیره بر خلاف مقررات و احکام مربوط به انعقاد آن تشکیل شود. یا اینکه جلسه به طور غیر قانونی برگزار گردد. یا اینکه بدون اطلاع برخی از اعضاء تشکیل شده باشد. یا حد نصاب قانونی و مطلوب حاصل نشود. این امر موجب بطلان جلسه و تصمیمات متخذه در آن می.گردد. فرقی ندارد که این مخالفت مربوط به مقررات قانونی باشد. یا اینکه مربوط به احکام اساسنامه یا مسائل شکلی مربوط به انعقاد و رأی گیري.
حق دعوی بطلان تصمیمات و جلسه غیر قانونی هیات مدیره
هر یک از سهامداران حق دعوی بطلان تصمیمات و جلسه غیر قانونی هیات مدیره را دارد. کما اینکه عضوی از اعضای هیات مدیره نیز میتواند در مورد تصمیمات خلاف قانون هیات مدیره طرح دعوی بطلان .کند. وفق ماده ۲۷۰ لایحه قانونی هرگاه مقررات قانونی در مورد تصمیماتی که توسط هیات مدیره شرکت اتخاذ میگردد. رعایت نشود. بر حسب مورد بنا به درخواست هر ذینفع بطلان تصمیمات مذکور به حکم دادگاه اعلان خواهد شد. البته در صورتی که قبل از صدور حکم بطلان تصمیمات هیات مدیره در مرحله بدوی موجبات بطلان مرتفع شده باشد. دادگاه قرار سقوط دعوای بطلان را صادر خواهد کرد.
تشکیل جلسه با حضور پایین تر از حد نصاب حداقل قانونی اعضاء
وجود حداقل تعداد اعضاء هیات مدیره برای تشکیل جلسات شرط ابتدائی و نیز شرط استمرار فعالیت هیئت مدیره است. چنانچه هیئت مدیره با تعدادی کمتر از آنچه که قانون تعیین نموده تشکیل شود تصمیمات وی بی اعتبار .است. لذا در صورتی که یک یا چند عضو هیئت مدیره استعفاء دهند یا فوت کنند. یا فاقد اهلیت شوند.
حداقل قانونی هیات مدیره شرکت
چنانچه این امر منجر شود که تعداد مدیران از حداقلی که قانون تعیین کرده کمتر شود. عضو علی البدل تعيين نشده باشد. یا تعداد اعضاء علی البدل کافی برای تصدی محلهای خالی در هیات مدیره نباشد.
وفق ماده ۱۱۲ لایحه قانونی مدیران باقیمانده باید بلافاصله مجمع عمومی عادی شرکت را جهت تکمیل اعضاء هیئت مدیره دعوت نمایند. اما بعضاً ممکن است که تعداد اعضای هیات مدیره با اینکه از حداقل قانونی کمتر نیست. از میزان تعیین شده در اساسنامه شرکت کمتر گردد. قانونگذار تکلیف چنین حالتی را مشخص نکرده است.
مقررات برخی کشورها در اختیارات هیات مدیره
لکن در مقررات برخی کشورها مانند ،الجزائر، مدیران میتوانند به منظور تکمیل تعداد تعیین شده ظرف مدت مقرری که در اساسنامه آمده است. اشخاصی را به طور موقت به جای آنان برگزینند. در صورت عدم تعیین مدت در اساسنامه این مهلت سه ماه خواهد بود. که از تاریخ خلاء ایجاد شده شروع می.شود.
هیات مدیره که جهت اخذ تأیید در اولین جلسه مجمع عمومی موضوع تعیین مدیران موقت را مطرح کند. در صورتی که مجمع عمومی اقدام مدیران را تأیید نکند. تصمیمات و اقدامات سابق هیات مدیره در هر حال صحیح تلقی می.شود. در حقوق فرانسه نیز با توجه به ماده ل ۲۴ ۲۵۵ که تجاری در مواقعی که به دلیل مرگ با استعفای برخی از اعضاء تعداد مدیران از حداقل پایین تر رود. اعضای باقی مانده میتوانند به طور موقت مبادرت به تعیین مدیران جدید نموده و بلافاصله مجمع عمومی عادی را در مورد تکمیل اعضای هیات مدیره تشکیل دهند.
کما اینکه چنانچه رئیس هیات مدیره فوت کند. یا استعفاء داده یا برکنار شود. اعضای هیات مدیره از بین خود نتوانند کسی را به این سمت برگمارند. با رعایت شرائط ماده ل ۲۴- ۲۵۵ میتوانند یک مدیر اضافی برای ادای وظایف رئیس تعیین کنند.
اختیارات و تکلیف رئیس هیات مدیره در برگزاری جلسات
رئیس هیات مدیره نه تنها اختیار و تکلیف دعوت از هیات مدیره و اداره آن بلکه تکلیف و اختیار دعوت از مجامع عمومی و اداره مجامع را بر عهده دارد. اگرچه مطابق تبصره ۲ ماده ۱۱۹ «هرگاه رئیس هیأت مدیره موقتاً نتواند وظایف خود را انجام دهد وظایف او را نایب رئیس هیات مدیره انجام خواهد داد.
به نظر نمی رسد جز در صورت ناتوانی موقت هیات مدیره نایب رئیس بتواند هیات مدیره را دعوت کند. با این حال به موجب بخش اخیر ماده ۱۲۲ قانون اصلاح قسمتی از قانون تجارت ۱۳۴۷ ….. عده ای از مدیران که اقلاً یک سوم اعضای هیات مدیره را تشکیل دهند. می توانند در صورتی که از تاریخ تشکیل آخرین جلسه هیات مدیره حداقل یک ماه گذشته باشد.
دستور جلسه هیات مدیره
با ذکر دستور جلسه هیات مدیره را دعوت نماینده بنابراین هر یک از اعضای هیات مدیره از جمله نایب رئیس هیات مدیره یا شماری از اعضای هیات مدیره که یک سوم مدیران را شامل گردد، با اعلام دستور جلسه و رعایت تشریفات می توانند مدیران را برای تشکیل جلسه و رسیدگی به موارد اعلامی دعوت کند. راهکار اخیر از سوء استفاده رئیس هیات مدیره از جایگاه و اختیارات خود به ویژه در جایی که دستور جلسات مورد پذیرش وی نیست، جلوگیری به عمل می آورد.
دعوت و تشکیل جلسات هیات مدیره
برای شیوه و ترتیبات دعوت و تشکیل جلسات هیات مدیره در قانون مقرراتی وضع نشده است. لكن بخش نخست ماده ۱۲۲ قانون اصلاح قسمتی از قانون تجارت ۱۳۴۷ شیوۀ دعوت و تشکیل جلسات هیات مدیره را با عبارت «ترتیب دعوت و تشکیل جلسات هیات مدیره را اساسنامه تعیین خواهد کرد بر عهده مؤسسین * مهم را در مقررات اساسنامه پیش بینی ” کنند.
بنابراین و با توجه به سکوت ،قانون در پیش بینی همه تشریفات مربوط به دعوت تشکیل و شیوه اداره جلسات هیات مدیره بایستی دقت فراوان به کار رود. تا سرچشمه اختلاف میان سهامداران نگردد. تعیین ابزار و وسیلۀ دعوت از جلسه نکات مهمی است که در اساسنامه بایستی پیش بینی گردد.
همچنین درباره شیوه اداره و تشکیل جلسه مادۀ ۱۲۳ قانون اصلاح قسمتی از قانون تجارت ۱۳۴۷ مقرراتی را بدین شرح وضع نموده است. برای هر یک از جلسات هیات مدیره باید صورتجلسه ای تنظیم و لااقل به امضاء اکثریت مدیران حاضر در جلسه برسد.
در صورتجلسات هیات مدیره نام مدیرانی که حضور دارند یا غایب می باشند. خلاصه ای از مذاکرات و هم چنین تصمیمات متخذ در جلسه با قید تاریخ در آن ذکر می گردد. هر یک از مدیران که با تمام یا بعضی از تصميمات مندرج در صورتجلسه مخالف باشد. نظر او باید در صورتجلسه قید شود.
از مفاد ماده بالا بر می آید که چنانچه مدیر یا مدیرانی در جلسه غایب بوده یا با تصمیم گرفته شده مخالف باشند. این مخالفت در صورتجلسه منعکس شده باشد درباره پیامدهای چنین تصمیمات مسئولیتی نخواهند داشت.
حد نصاب رسمیت جلسه هیات مدیره و اعتبار تصمیمات اتخاذ شده در قانون به روشنی پیش بینی شده است. مطابق ماده ۱۲۱ قانون اصلاح قسمتی از قانون تجارت ۱۳۴۷:
برای تشکیل جلسات هیات مدیره حضور بیش از نصف اعضاء هیأت مدیره لازم است تصمیمات باید به اکثریت آراء حاضرین اتخاذ گردد مگر آن که در اساسنامه اکثریت بیشتری مقرر شده باشد. همان گونه که ملاحظه می گردد. هم برای تشکیل و هم تصمیم گیری در جلسه هیأت مدیره کسب اکثریت مطلق نیاز است. با این حال مجمع عمومی موسس -موسسین یا مجمع عمومی فوق العاده میتواند. با قید شرطی در اساسنامه، برای همه امور و یا امور خاصی حدنصاب بالاتری مقرر سازد. برای نمونه ممکن است برای عزل مدیر عامل به جای حدنصاب نصف بعلاوه یک آرای حاضر، حدنصاب دوسوم آرای همه مدیران یا آرای حاضر در جلسه هیات مدیره تعیین شود.
