دفتر روزنامه شرکت

پس از اینکه رویدادهای مالی در ســند حســابداری ثبت شــد باید در دفتر روزنامه نیز ثبت گردد.

انواع مختلف دفتر روزنامه شرکت 

• دفتر روزنامه ای را که کلیۀ معاملات و عملیات مالی در آن ثبت می شــود. دفتــر روزنامه عمومی گفته می شود.
• دفتر روزنامه ای که در آن فقط یک نوع خاص از رویدادهای مالی ثبت می شود. دفتر روزنامۀ اختصاصی گفته می شود. مثل دفتر روزنامــە خرید، دفتر روزنامە فروش، دفتر روزنامە پرداخت های نقدی و دفتر روزنامۀ دریافت های نقدی.

در دفتر روزنامه عمومی، کلیە معاملات و عملیات مالی شرکت به ترتیب تاریخ ثبت می شــود. بر اســاس ماده 7 قانون تجــارت، دفتر روزنامه دفتری اســت. که تاجر باید همه روزه مطالبات، دیون و داد و ســند تجارتــی و معاملات راجع به اوراق تجارتی “از قبیل خرید و فروش و ظهر نویسی” و به طور کلی تمام واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد. و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند در آن ثبت کند.

تعریف دفتر روزنامه

طبق مادۀ 3 آئین نامه اجرائی تبصرۀ یک ماده  95  قانون مالیاتهای مســتقیم، دفتر روزنامه دفتری اســت. که اشــخاص حقیقی یا حقوقی کلیۀ معاملات مالی و پولی خود را “اعم از خرید و فروش و دیون و مطالبات و ظهر نویســی و هرگونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند. و نیز عملیات محاســباتی تاریخ وقوع و سایر عملیات،” طبق اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری در پایان دورۀ مالی برای تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه، بلااستثنا به ترتیب در آن ثبت می کنند.

دفتر روزنامه باید دارای ستون های مناسب برای انتقال اطلاعات سند حسابداری به آن باشد. بنابراین دفتر روزنامه باید حداقل دارای ســتون هایی برای درج شمارۀ سند حسابداری، تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار و مبلغ بستانکار هر  رویداد باشد.

نحوه انتقال اطلاعات سند حسابداری به دفتر روزنامه

• در ستون (شماره سند حسابداری) شماره سند رویداد مالی مربوطه نوشته می شود.
• در ستون (تاریخ) باید تاریخ وقوع رویداد مالی مربوطه نوشته شود.
• در ســتون (شــرح) نام حساب یا حسابهایی که بدهکار و یا بستانکار شــده اند. به همراه شرح مختصری از رویداد مربوطه نوشته می شود.
• در ستون (عطف) شماره صفحه دفتر کل که مبلغ مربوطه به آن صفحه منتقل شده است نوشته می شود.
• مبلغ بدهکار و بستانکار مربوطه نیز از سند حسابداری به ستون (بدهکار) یا (بستانکار) دفتر روزنامه منتقل می شود.

نوشتن دفاتر برای موسساتی که از سیستم الکترونیکی استفاده می‌نمایند چگونه است؟

در سیستم‌های متداول و رایج کامپیوتری بر اساس برنامه‌ ای که به زبان کامپیوتر و بر اساس اصول حسابداری تدوین شده، پردازش داده‎ های رویدادهای مالی انجام می‌گردد. که از دقت و سرعت بالایی برخوردار است. در این نوع سیستم‌ها حسابدار فقط داده‌ها و اطلاعات را بر اساس برنامه کد گذاری کرده و به واحد پردازش اطلاعات مرکزی کامپیوتر منتقل می‌کند. مابقی عملیات ثبت دفاتر روزنامه و کل و معین و تهیه صورت‌های مالی با سرعت زیادی انجام می‌گیرد.

موسساتی که از سیستم‌های الکترونیکی استفاده می‌نمایند. موظف هستند حداقل ماهی یک بار خلاصه عملیات داده شده به ماشین‌های الکترونیکی را در دفتر روزنامه ثبت نمایند. و هر 3 ماه یکبار، خلاصه عملیات داده شده به کامپیوتر را حداکثر 10 روز پس از پایان سه ماه، به اداره امور مالیاتی ارائه نمایند. یعنی در واقع کل اسناد حسابداری قابل ثبت دستی در دفتر روزنامه، دوازده سند جهت 12 ماه و دو سند افتتاحیه و اختتامیه است.

عدم رعایت چه مواردی باعث رد دفاتر می‌گردد

• تاخیر در نوشتن دفاتر در صورتی که به منظور سوء استفاده نباشد. تا پانزده روز مجاز است.
• پاره شدن پلمپ یا پاره کردن چند صفحه از دفتر.
• ثبت در حاشیه دفاتر
• تراشیدن، پاک کردن، دفتر بمنظور سوء استفاده.
• جای خالی گذاشتن بین سطور جهت سوء استفاده.
• بستانکار شده حسابهای نقدی و بانک در صورتی که ناشی از تقدم و تاخر ثبت نباشد.
• استفاده از دفاتر سالهای قبل.